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02 de septiembre de 2014
 
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Archivo  DOC Procedimiento (formato DOC)
Archivo  DOC Archivo base de datos de Archivo central (formato DOC)
Archivo  XLS Catálogo de códigos del Archivo central (formato XLS)

Objetivo

Documentar el cuerpo normativo, las actividades e instrucciones administrativas relacionadas con el manejo de los documentos y registros de la universidad en el Archivo Central de la Secretaría Docente de la FEC, a fin de establecer un método estándar y adecuado para la codificación, registro, control, ubicación, conservación, custodia y tiempo de retención de toda la documentación perteneciente a la base archivista de la universidad que soporta las operaciones de la Secretaría Docente.

Alcance

Este procedimiento aplica al manejo, control y administración de todos los documentos y registros que deben ser retenidos de manera permanente o temporal en los archivos de la Secretaría Docente de la FEC, incluyendo toda la documentación formal recibida de terceros o transmitida por los entes emisores de correspondencia de la Secretaría Docente de la FEC, así como todo documento de carácter confidencial en custodia por el personal autorizado.

El procedimiento contempla todas las actividades relativas a la administración del archivo central, incluyendo el manejo del archivo central activo, el archivo activo en poder de los custodios, el archivo inactivo y el préstamo de expedientes a los usuarios de la empresa.

Materiales y equipos utilizados


  • Estantes metálicos.
  • Archiveros verticales.
  • Carpetas, ganchos, etiquetas, carpetas colgantes, archicómodos, archimóvil.


Control de los registros generados en el procedimiento

El procedimiento referido en este documento, genera los siguientes registros:

 


El oficinista de Archivo y el planificador de Información y Control Estudiantil son responsables de retener y mantener estos registros en forma permanente y actualizada, tal como lo establece el procedimiento SD_11 Control de los Registros del Sistema.

Lineamientos

 

  1. El propósito de la política de manejo de la documentación en la Secretaría Docente de la FEC es asegurar la creación y administración de un efectivo y confiable sistema de codificación, registro, control, ubicación, conservación, custodia y retención de todos los registros y documentos pertenecientes a la base archivista de la universidad, durante su ciclo de vida, y que soportan las operaciones y necesidades de la oficina.

  2. Es política de la Secretaría Docente de la FEC mantener todos los documentos y registros, incluyendo la base multimedia o registros electrónicos, así como los programas de las asignaturas y pénsum de las licenciaturas adscritas a la FEC, acorde a los tiempos de reposición establecidos, a fin de contar con evidencia tangible de las funciones, decisiones, procesos, procedimientos, operaciones y transacciones de las diferentes actividades de la universidad.

  3. Los registros de la universidad deben incluir toda la información creada, recibida y mantenida como evidencia tangible en la organización del cumplimiento de obligaciones legales y de las transacciones operacionales y administrativas en cualquier medio, ya sea papel, electrónico u otro formato.

  4. La documentación de los archivos de la Secretaría Docente será centralizada y estará disponible a todo el personal, excepto los documentos confidenciales que serán mantenidos bajo el control de una persona autorizada.

  5. El archivo central de la Secretaría Docente de la FEC está formado por un área de archivo activo y otra de archivo inactivo. El archivo activo está distribuido en un área centralizada y en archivos satélites en las oficinas de los dueños de proceso, quienes son responsables de la identificación, custodia, control, preservación y retención de todos los documentos y registros contenidos en los expedientes de dichos archivos.

  6. Los periodos de retención de los documentos y registros en el archivo central deben ser establecidos sobre la base de requisitos legales, impositivos, de auditoría, y en función de las necesidades de conservación de información por parte de la universidad.

  7. A fin de minimizar el inventario de documentos y registros en el archivo central, los periodos de retención deben ser lo más cortos que los requerimientos legales, impositivos y de auditoría lo permitan.

  8. Todos los periodos normales de desincorporación o prácticas de destrucción de los documentos y registros asociados a requisitos legales e impositivos quedan suspendidos cuando la universidad esté involucrada en casos de litigio legal, impositivo o procedimientos gubernamentales.

  9. Debe crearse un catálogo de códigos para la identificación de los expedientes que contendrán los documentos y registros que deban ser conservados en el archivo central. Junto con este catálogo, debe crearse y mantenerse actualizada una base de datos computarizada que permita registrar, identificar, ubicar y consultar el expediente al cual es enviado cada registro, documento o comunicación creada o recibida en la Secretaría Docente de la FEC.


Normas

 

  1. La Secretaría Docente de la FEC es responsable de asegurar la implantación, ejecución y cumplimiento del presente procedimiento.

  2. La Secretaría Docente de la FEC es responsable de desarrollar la política de administración, control, mantenimiento y retención de todos los documentos y registros que forman la memoria documental o base archivística de la Secretaría Docente.

  3. El oficinista de Archivo es responsable de mantener actualizado el Archivo Central Activo e Inactivo de la Secretaría Docente. Asimismo, el planificador de Información y Control Estudiantil es responsable de la administración del catálogo de códigos del Archivo Central y por ende de la incorporación de nuevos códigos al mismo.

  4. El oficinista de Archivo es responsable del control, preservación, mantenimiento y retención de todos los documentos y registros que conforman el archivo central activo e inactivo de la Secretaría Docente.

  5. Los dueños de proceso son responsables de la identificación, incorporación continua, control, preservación y retención de todos los documentos y registros que conforman el archivo satélite activo que está bajo su custodia. Se detallan a continuación los dueños de proceso:

    • Secretaría Docente.
    • Analista de Información y Control Estudiantil.
    • Asistente de Información y Control Estudiantil.
    • Técnico de Sacán.

  6. Los documentos y registros custodiados en los archivos satélites son conservados por los dueños de procesos o custodios durante un periodo que no excede normalmente de un año de vigencia. Al final del periodo, los expedientes con estos documentos son enviados al Archivo Central activo o inactivo, en coordinación previa del custodio con el oficinista de Archivo.

  7. La Secretaría Ejecutiva es responsable de la custodia, control, preservación y retención de todos los documentos y registros clasificados por la Secretaría Docente como “confidenciales”. Cualquier empleado que sea custodio de documentos declarados “confidenciales” es responsable del control y preservación de los mismos.

  8. Todo documento, registro o evidencia tangible de las funciones, decisiones, procesos, procedimientos, operaciones y transacciones de las actividades de la empresa debe estar debidamente archivado en su respectivo expediente.

  9. Los archivos personales quedan específicamente excluidos del sistema de archivo central. Los mismos pueden ser creados, almacenados y controlados bajo sistemas desarrollados por los individuos en sí.

  10. Tanto los emisores como los receptores de documentos y correspondencias, deben asegurarse que a estos se le asigne correctamente un código de archivo, desplegado en un lugar adecuado del documento (normalmente en la primera página), a fin de que el mismo sea efectivamente archivado en el expediente correspondiente, creado para tal fin en el archivo activo centralizado.

  11. Los custodios del archivo activo centralizado y de los satélites deben asegurarse que el emisor o receptor del documento suministre un código de archivo para el mismo, acorde al Catálogo de Códigos del Archivo Central (Formato_SD-024)

  12. El Planificador de Información y Control Estudiantil debe validar la asignación del código y registrar en la Base de Datos de Archivo Central (Formato_SD-023) toda la información del documento relacionada con su título descriptivo, asunto, código, autor, emisor u origen, receptor, ubicación en expediente, fechas de ingreso, entre otros datos.

  13. Tanto el catálogo como la base de datos deben ser colocados en red de manera que pueda ser accesible a todo el personal, a fin de ubicar los documentos requeridos de manera fácil y segura.

  14. Cuando sea necesario crear un nuevo código de archivo para asignarlo a un tipo de registro o documento no existente en el catálogo, el custodio responsable de ese documento debe solicitar autorización de creación del código al planificador de Información y Control Estudiantil.

  15. El planificador de Información y Control Estudiantil solicitará a la Secretaría Docente la aprobación y asignación del nuevo código. Una vez autorizado, eplanificador de Información y Control Estudiantil registrará el mismo en el Catálogo de Códigos (Formato_SD-024) y en la Base de Datos del Archivo Central (Formato_SD-023).

  16. El espacio físico donde se encuentran los archivos de la empresa debe contar con las condiciones ambientales mínimas y adecuadas que disminuyan las posibilidades de deterioro de los documentos y registros almacenados en dicha área.

  17. La documentación deberá ser almacenada en un sitio accesible a todo el personal, a excepción de los documentos confidenciales, los cuales deberán ser almacenados en un sitio seguro y confinado, bajo el control del empleado o custodio autorizado para tal fin.

  18. Los documentos deteriorados deben ser reparados con cinta plástica u otro material antes de ser archivados. Esta responsabilidad es solidaria de todos los custodios de la documentación archivística de la universidad.

  19. El planificador de Información y Control Estudiantil debe verificar anualmente los periodos de retención de los registros establecidos en la Tabla de Registros del Sistema (Formato_SD-021), a fin de desincorporar aquellos que hayan cumplido su período de residencia en el Archivo Central activo o inactivo.

  20. Antes de desincorporar o destruir cualquier registro o documento del archivo central, el oficinista de Archivo debe solicitar la autorización del dueño de proceso al que pertenece dicho documento o registro, y debe obtener la validación de la Secretaría Docente.

  21. El Archivo Central cuenta con expedientes de tipo “archivo permanente”, los cuales por sus características no pueden ser destruidos bajo ninguna circunstancia, independientemente de su ubicación física, como los expedientes de los estudiantes. El oficinista de Archivo es responsable de cumplir esta norma.

  22. El oficinista de Archivo es responsable por hacer seguimiento a las devoluciones de los expedientes entregados en préstamo a los usuarios, hasta lograr el retorno de los mismos al Archivo Central. Los usuarios están comprometidos a retornar oportunamente los expedientes una vez utilizados.

  23. Cuando los expedientes prestados no hayan sido devueltos en el periodo de una semana, el oficinista de Archivo reportará por escrito esta situación a la Secretaría Docente, indicando el código del expediente y el usuario que lo retiene.


Descripción de actividades

A.  Archivo Central Activo

 

 

Actividad Responsable Obervaciones
1. Recibe los documentos generados durante la gestión, a fin de que sean incorporados al Archivo Activo Central Oficinista de Archivo
2. Verifica en cada documento, registro y memorando el código de archivo asignado por el emisor o receptor del mismo Oficinista de Archivo
3. ¿El documento, memorando o registro tiene identificado el código de archivo? Oficinista de Archivo
3.1 Sí: Oficinista de Archivo

Va a la actividad N° 4

3.2 No: Oficinista de Archivo El código asignado es buscado y seleccionado en el Catálogo de Códigos del Archivo Central  (Formato_SD-024)

Solicita y acuerda con el emisor o receptor la asignación de un código de archivo al documento, memorando o registro

3.3 Identifica el documento con el código de archivo asignado Oficinista de Archivo

Continúa en la actividad N° 4

4. ¿Se necesita crear nuevo código para asignarlo a uno de los documentos recibidos? Oficinista de Archivo
4.1 No: Oficinista de Archivo

Continúa en la actividad N° 5

4.2 Sí: Dueño del proceso

Solicita al planificador de Información y Control Estudiantil la asignación de un nuevo código en el Archivo Central

4.3 Solicita a la Secretaría Docente la autorización para creación de un nuevo código en el catálogo de archivo Planificador de Información y Control Estudiantil
4.4 Recibe autorización para crear nuevo código Planificador de Información y Control Estudiantil
4.5 Registra datos del nuevo expediente en la Base de Datos de Archivo Central (Formato_SD-023) y en el Catálogo de Códigos del Archivo Central   (Formato_SD-024) Planificador de Información y Control Estudiantil Registra en la base de datos:

Va a la actividad N° 5
Nº de código del expediente



Título del documento



Materia y asunto



Fecha de creación



Ubicación del archivo (activo)



N° del estante
5. Selecciona y retira de los estantes del archivo central los expedientes o carpetas de los documentos recibidos y clasificados Oficinista de Archivo Los estantes del archivo central están identificados de acuerdo a la clasificación y numeración asignada
8. Inserta los documentos dentro de las carpetas correspondientes Oficinista de Archivo Inserta documentos acorde al código de archivo asignado
9.                     Verifica que todos los expedientes estén completos y ordenados para ser guardados en el archivo activo Oficinista de Archivo
10. Conserva los documentos en los expedientes del Archivo Central Activo durante los tiempos de retención establecidos en el control de los registros del sistema Oficinista de Archivo Al transcurrir el tiempo de retención establecido para cada registro o documento, el mismo debe ser enviado al Archivo Central Inactivo

Fin del proceso


B.   Archivos Satélites Activos

 

 

Actividad Responsable Obervaciones
1. Recopila los memorandos, reportes, registros y otros documentos generados durante la gestión, a fin de que sean incorporados al Archivo Activo Central Custodio autorizado del departamento 
2. Separa y clasifica la correspondencia recibida o emitida, los registros y los documentos generados durante la gestión Custodio autorizado del departamento
3. Ordena todos los documentos acordes a su fecha y numeración ascendente Custodio del departamento
4. Asigna e identifica a cada documento, correspondencia y registro con el código de archivo correspondiente, acorde al Catálogo de Códigos del Archivo Central (Formato_SD-024) Custodio autorizado del departamento Consulta Catálogo de Códigos del Archivo Central (Formato_SD-024) 
5. Envía al oficinista de Archivo los memorandos recibidos o emitidos, debidamente codificados, y les anexa una Relación de Correspondencia Entregada, a fin de que se conserven en los expedientes del Archivo Central Custodio autorizado del departamento Va al capítulo 8 del “Archivo Central Activo”
6. ¿Los documentos y registros recopilados cuentan con código de archivo en el catálogo? Custodio autorizado del separtamento
6.1.  Sí: Custodio del departamento

Va a la actividad N° 7

6.2 No: Custodio autorizado del departamento El planificador de Información y Control Estudiantil debe obtener aprobación de la Secretaria Docente para la creación de un nuevo código

Solicita asignación de nuevo código al planificador de Información y Control Estudiantil

6.3 Recibe del Planificador de Información y Control Estudiantil el nuevo código de archivo autorizado y lo asigna a los registros y/o documentos que lo requieren Custodio autorizado del departamento Abre nuevo expediente (carpeta) y lo identifica con una etiqueta, indicando el código creado

Va a la actividad N° 7
Se asegura que el nuevo código sea ingresado por el Planificador de Información y Control Estudiantil en el Catálogo de Códigos de Archivo Central (Formato_SD-024)
7. Selecciona y retira de los estantes del archivo satélite activo los expedientes correspondientes a los documentos y registros recibidos y codificados Custodio autorizado del departamento
8. Ingresa los documentos y registros codificados dentro de los expedientes correspondientes del archivo activo del departamento (satélite) Custodio autorizado del departamento
9. Revisa y verifica el orden y organización de los documentos dentro de los expedientes Custodio autorizado del departamento
10. Conserva los documentos en los expedientes del archivo activo del departamento, durante los tiempos de retención temporal establecidos para cada archivo satélite Custodio autorizado del departamento Al transcurrir el tiempo de retención establecido para cada registro o documento en el archivo del Dpto., los mismos deben ser enviados al archivo central activo o inactivo, dependiendo del cronograma de retención de cada uno de ellos

Fin del proceso


C.    Archivo Central Inactivo

 

 

Actividad Responsable Obervaciones
1. Selecciona al inicio de cada año los expedientes con documentos de años anteriores, que aún no tienen vencido su periodo de retención y que deben ser transferidos desde el Archivo Central Activo hacia el archivo inactivo Oficinista de Archivo Esta actividad se ejecuta durante el mes de enero cada año
2. Guarda los expedientes seleccionados en archivos e identifica cada uno de estos con una etiqueta, detallando en la misma los expedientes que contiene y la fecha de desincorporación final del archivo Oficinista de Archivo Organiza los archivos por asunto o tipo de documentos
3. Identifica los archivos en el archivo inactivo y los ubica en el anaquel respectivo, acorde a clasificación y a numeración asignada Oficinista de Archivo
4. Conserva los expedientes en el archivo inactivo hasta que se complete el lapso de retención establecido Oficinista de Archivo
5. Indica nueva ubicación de los expedientes en la Base de Datos del Archivo Central (Formato_SD-023) Oficinista de Archivo
   6. Revisa al inicio de cada año la vigencia del periodo de retención de todos los documentos y registros conservados en el archivo inactivo y activo, consultando la Base de Datos del Archivo Central    (Formato_SD-023) y la Tabla de Registros del Sistema (Formato_SD-021) Oficinista de Archivo  Ver Procedimiento SD-11 Control de los Registros del Sistema
7. ¿Existen documentos o registros con su periodo de retención vencido? Oficinista de Archivo
7.1 No: Oficinista de Archivo

Regresa a la actividad N° 6

7.2 Sí: Oficinista de Archivo

Va a la actividad N° 8

8. ¿Los documentos o registros vencidos requieren conservarse en formato electrónico? Oficinista de Archivo
8.1 No: Oficinista de Archivo

Va a la actividad N° 9

8.2 Sí: Oficinista de Archivo Si los registros vencidos cuentan con respaldo electrónico en las bases de datos de los usuarios emisores, coordina con los mismos el copiado de esos registros en formato CD-ROM, por lo que no es necesaria su digitalización. 

Solicita a la Secretaría Docente contratar personal temporal de apoyo, para ejecutar un plan de digitalización de los documentos y registros vencidos

8.3 Coordina la actividad de digitalización con el personal contratado. Realiza copia en formato CD-ROM de todos los documentos y registros digitalizados Oficinista de Archivo Elabora dos copias en CD-ROM de los documentos y registros digitalizados
8.4 Conserva los discos CD-ROM en el Archivo Central Activo Oficinista de Archivo
9. Elabora el acta de autorización para la destrucción de documentos y registros vencidos que están almacenados en el Archivo Central Activo o Inactivo. Oficinista de Archivo Detalla en acta de autorización: 



Fecha del acta



Lista de documentos o expedientes a ser destruidos



Año de emisión de cada uno de los documentos



Nombre y C.I. del dueño de proceso responsable
10. Obtiene en el acta de autorización las firmas de aprobación del dueño de proceso responsable y de la Secretaría Docente. Oficinista de Archivo
11. Desincorpora los documentos, registros  y/o expedientes vencidos de la Base de Datos del Archivo Central (Formato_SD-023) Oficinista de Archivo
12. Procede a destruir los documentos desincorporados del archivo central Oficinista de Archivo Esta actividad puede ser ejecutada a través de un equipo “destructor de papeles” o mediante método de incineración controlado, previa evaluación y participación de la Secretaría Docente

Fin del proceso


D.   Préstamo de expedientes


Actividad Responsable Obervaciones
1. Solicita expediente al oficinista de Archivo Usuario
2. ¿El expediente está activo? Oficinista de Archivo
2.1 Sí: Oficinista de Archivo Consulta la Base de Datos del Archivo Central (Formato_SD-023)

Busca el expediente en el Archivo Central Activo


Continúa en la actividad N° 3

2.2 No: Oficinista de Archivo Consulta la Base de Datos del Archivo Central (Formato_SD-023)

Busca el expediente en el Archivo Central Inactivo


Continúa en la actividad N° 3.

3. Entrega el expediente solicitado al usuario Oficinista de Archivo
4. Anota en el formato Control Préstamo de Expedientes (Formato_SD-022) los datos más importantes de la carpeta entregada al usuario Oficinista de Archivo Registra en el Formato SD-022:



Código de la carpeta



Nombre de la carpeta



Fecha de salida de la carpeta



Fecha comprometida



Nombre y firma del usuario

¿El usuario devuelva el expediente en la fecha comprometida? Oficinista de Archivo
5.1                Sí: Oficinista de Archivo

Archiva el expediente en el archivo central correspondiente y registra en el Formato SD-022 la fecha de entrada de la carpeta.


Fin del proceso

5.2 No: Oficinista de Archivo

Solicita el expediente al usuario

6. ¿El usuario regresa el expediente? Oficinista de Archivo




6.1 Sí: Oficinista de Archivo

Regresa a la actividad N° 5.1

6.2 No: Oficinista de Archivo

Realiza seguimiento a la entrega del expediente. Informa por escrito a la Secretaría Docente acerca de los expedientes que no han sido devueltos al archivo central y los usuarios involucrados


Regresa a la actividad N° 6.



Definiciones y abreviaturas

 

  • Documento:

    Representa cualquier información soportada en papel o medios electrónicos que forma parte del sistema de gestión de la calidad y de las operaciones de la universidad, y que por los datos o la instrucción que genera, representa evidencia tangible de las operaciones y procesos de la Secretaría Docente. Los procedimientos administrativos y operacionales, los manuales de políticas, las normas, leyes, regulaciones, informes, reportes, programas, planes, estudios, entre otros, representan los mejores ejemplos de lo que es un documento.

  • Registro:

    Documento impreso diseñado especialmente para registrar información general o específica, datos de gestión o data de proceso, para su evaluación, transmisión, y/o archivo, así como para demostrar que se han cumplido los requisitos establecidos en una operación o actividad.

  • Memorando:

    Cualquier comunicación escrita, carta o circular emitida para un o unos destinatario(s).

  • Período de retención:

    Lapso durante el cual los registros generados y algunos documentos con ciclo de vida establecido deben mantenerse archivados y resguardados en la universidad, antes de ser desincorporados o desechados.

  • Documento inactivo:

    Es aquel que llega a la fecha de desincorporación del sistema archivístico de la universidad y por lo tanto es ingresado o pasa a ser archivado en el archivo inactivo de la misma, por un lapso previamente establecido.

  • Codificación:

    Orden sistemático de letras y números utilizado con el propósito de clasificar, identificar y controlar los documentos y registros pertenecientes al sistema archivístico de la universidad.

  • Código de archivo del documento:

    Cédula alfanumérica que identifica a un documento o registro.

  • Custodio:

    Persona responsable por la identificación, resguardo, control y retención de los documentos, registros y expedientes del sistema archivístico de la universidad.

  • Expediente:

    Carpeta que contiene todos los documentos y registros relacionados a un asunto.

  • Archivo activo:

    Parte de un archivo que comprende los elementos y documentos de consulta frecuente y con vigencia específica.

  • Archivo inactivo:

    Parte del archivo central que recoge la documentación que ha perdido vigencia o vida operativa, y cuya consulta por parte de los usuarios es menos frecuente.

  • Documento confidencial:

    Un documento el cual se requiere sea incluido en los archivos de la universidad, pero que por cuya naturaleza sensitiva la Secretaría Docente ha decidido que no esté expuesto a todo el personal.

  • Dueño de proceso:

    Ocupante de una posición en la estructura de la organización del sistema de gestión de la calidad que es responsable por la función, operaciones, procedimientos y tareas de un proceso determinado. Se le asigna en este contexto la responsabilidad por el archivo activo satélite existente en su organización.

  • Archivo satélite:

    Porción del archivo central activo que se encuentra físicamente en manos de los departamentos o funciones operacionales de la universidad.


Anexos

 

  1. Tabla de Registros del Sistema (Formato_SD-021)
  2. Control Préstamo de Expedientes (Formato_SD-022)
  3. Base de Datos de Archivo Central  (Formato_SD-023)
  4. Catálogo de Códigos del Archivo Central (Formato_SD-024)


Notas

 

  1. Codificación de los expedientes

    Los expedientes deben ser identificados con un código conformado por cinco caracteres, de los cuales los dos primeros son alfabéticos y corresponden a cada uno de los procesos existentes en la organización. Los últimos tres caracteres son numéricos y representan un consecutivo dentro del proceso. Ejemplos de los procesos identificados en la organización de la FEC y sus respectivas siglas son los siguientes:

    SD        Secretaría Docente
    MT        Mantenimiento
    RH        Recursos Humanos
    SG        Servicios Generales

    La codificación a utilizarse para identificar los expedientes de cada proceso es la siguiente:

    XX-000, donde los primeros dos caracteres (XX) identifican la función / proceso (Secretaría Docente, Recursos Humanos, Servicios Generales) y los últimos tres, indican un consecutivo dentro de la función / proceso.

  2. Ejemplos de codificación

    SD-001          Solicitud de Anexos del Profesor
    SD-008          Solicitud de Cupo
    SD-019          Instructivo de Inscripción

  3. Tipos de registros en Archivos Satélites

    El siguiente es un resumen de los tipos de registros y documentos custodiados en los archivos satélites del archivo centralizado de la Secretaría Docente:

    • La analista de Información y Control Estudiantil:

      Archiva temporalmente documentos y registros de solicitudes de anexos y enmiendas de notas, planillas de notas definitivas, hasta por un lapso de un año.

    • La asistente de Información y Control Estudiantil:

      Archiva temporalmente los documentos del proceso de cupo, reincorporación, retiros temporales, reclamos, apelaciones, hasta por un lapso de un año.

    • Sacán:

      Archiva y retiene permanentemente todos los registros de mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo de los equipos instalados en las oficinas de la Secretaría Docente, en los expedientes de dichos equipos existentes en el archivo satelital de las oficinas del Sacán.

    • La Secretaría Docente:

      Retiene permanente o temporalmente todos los documentos asociados a las autoridades, contratos nacionales y/o internacionales, informes y reportes gerenciales, así como los documentos “confidenciales”, en el archivo satelital de la Secretaría Ejecutiva.

 




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